Vertragsmanagement

Grundlagen

Ausgangslage in Unternehmen

Verträge mit IKT-Dienstleistern (ICT Suppliern) sind für Finanzunternehmen unter DORA nicht nur ein operatives Thema, sondern direkt meldepflichtig: Zentrale Vertragsdaten fließen in das Register of Information (RoI) ein, das der Aufsicht regelmäßig und auf Nachfrage zu übermitteln ist. Werden Vertragsdaten wie teilweise gängig innerhalb einer Excel-Datei gepflegt und für das RoI in einem zweiten, separaten System oder zweiter Excel erneut erfasst, entstehen fast zwangsläufig Abweichungen zwischen operativem Vertragsbestand und Meldedaten – ein Risiko, das spätestens bei einer Prüfung durch die Bankenaufsicht oder den Wirtschaftsprüfer sichtbar wird. Das TopEase Vertragsmanagement mit der ACONO Konfiguration ist so konzipiert, dass RoI-relevante Daten bereits im laufenden Vertragsprozess erfasst werden und direkt für das Register of Information zur Verfügung stehen, statt nachträglich zusammengetragen werden zu müssen.

Die ACONO Konfiguration kann sowohl für Finanzinstitute (unter DORA), als auch für andere Unternehmen ohne die DORA Anforderungen übernommen werden, da es modular aufgebaut ist.

Für wen ist dieser Use Case relevant?

Dieser Use Case ist insbesondere relevant für:

• Finanzunternehmen unter DORA, die Verträge mit IKT-Drittdienstleistern führen und diese im Register of Information melden müssen
• Unternehmen mit einem etablierten Auslagerungsmanagement, für die Vertragsmanagement und Drittparteirisiko (Third-Party-Risk-Management TPRM) eng zusammenhängen
• Organisationen, die eine wachsende Zahl an Rahmenverträgen, Konsortialverträgen oder komplexen Vertragskonstellationen konsistent steuern möchten (ohne DORA oder BaFin Anforderungen)

Konsequenzen bei Nichthandeln

Eine unzureichende Verzahnung von Vertragsmanagement und Informationsregister kann dazu führen, dass Meldedaten an die Aufsicht nicht mit dem tatsächlichen Vertragsbestand übereinstimmen – ein Zustand, der im Rahmen einer Prüfung auffällt und zu Nachfragen oder Auflagen führen kann. Wir sind keine Rechtsanwaltskanzlei und können und wollen an dieser Stelle keine rechtsverbindliche Einschätzung Ihrer individuellen Situation abgeben; für eine belastbare rechtliche Bewertung empfehlen wir die Hinzuziehung einer entsprechenden Rechtsberatung. Unabhängig von der rechtlichen Einordnung bedeutet eine nachträgliche Zusammenführung verstreuter Vertragsdaten vor jeder Meldung regelmäßig erheblichen manuellen Aufwand.

Regulatorische Grundlagen / DORA Relevanz

DORA verpflichtet betroffene Finanzunternehmen, Verträge mit IKT-Drittdienstleistern strukturiert im Register of Information zu erfassen. Die technischen Regulierungsstandards (RTS) zu DORA definieren dabei detaillierte Datenpunkte auf Vertrags-, Dienstleistungs- und Lieferantenebene – etwa Laufzeiten, Kündigungsfristen für beide Vertragsparteien, das anwendbare Vertragsrecht, den Ort der Datenspeicherung und -verarbeitung sowie den Grad der Widerstandsfähigkeit des jeweiligen IKT-Dienstes.

Disclaimer: Regulatorische Vorgaben und deren Versionsstände entwickeln sich regelmäßig weiter, analog der TopEase Solution Landscape. Daher sollte dieser Überblick nicht als abschließende oder rechtsverbindliche Auslegung verstanden werden, sondern einen ersten rechtlich unverbindlichen Orientierungsrahmen für interessierte GRC End-Nutzer und Entscheider bieten – siehe hierzu auch unseren allgemeinen Hinweis zu Wiki-Inhalten.

Aufbau der ACONO Vertragsmanagement-Konfig in TopEase

Das Vertragsmanagement in TopEase mit der ACONO Konfiguration bildet den gesamten Vertrags-Lifecycle durchgängig ab:

1.) Verträge anfragen oder erstellen

Der Vertragslifecycle startet mit einem Neu- oder Folgevertrag, inklusive Template-Generierung. Haupt- und Unterverträge sowie Rahmenverträge mit zugehörigen Abrufen lassen sich dabei ebenso abbilden wie Verkettungen zwischen Vorgänger- und Nachfolgeverträgen. Die Abbildung von Konsortialverträgen mit mehreren Vertragspartnern ist ebenso möglich.

2.) Verträge bewerten

Über Fragebögen wird die Governance der Vertragsinhalte geprüft, relevante Anhänge – etwa ein ISM-Anhang oder ein DORA-Annex – werden erfasst, und Verträge erhalten bei Bedarf eine Risikoeinstufung.

3.) Tracking und Governance Verhandlungsstatus

Der Vertragsstatus wird während der Verhandlung workflowgestützt über die beteiligten Fachbereiche geführt, inklusive Reporting zum Verhandlungsfortschritt mittels Dashboards oder individueller Reports.

4.) Verträge organisieren und mit dem Informationsverbund vernetzen

Das Vertragsregister wird geführt, Fristen wie Kündigungsfristen werden übersichtlich dargestellt und können technisch benachrichtigt werden (Notificaitons), Abhängigkeiten zum Informationsverbund – etwa zu Assets oder Auslagerungen – werden sichtbar gemacht, und ein Kostenreporting zu Plan- und Istkosten sowie zukünftigen Verpflichtungen in den Folgejahren kann geführt, angezeigt und ausgewertet werden.

5.) Verträge an das DORA Informationsregister reporten (nur relevant für Finanzinstitute unter EU DORA Legislation)

Über die Anbindung an das Register of Information (TopEase Register of Information Solution, optional zu lizensieren) steht für operative Tätigkeiten und Meldewesen derselbe Datenbestand zur Verfügung – Abweichungen zwischen beiden Sichten werden so von vornherein vermieden.

Je nachdem, ob ein Vertrag extern zustande kommt oder im eigenen Haus erstellt wird, unterscheidet sich der konkrete Ablauf leicht: Bei einem von außen kommenden Vertrag wird primär das Auslagerungsmanagement und sekundär das Vertragsmanagement genutzt, während bei eigener Vertragserstellung inklusive Template-Erzeugung beide Solutions enger ineinandergreifen.

Vom Vertrag direkt ins DORA Informationsregister

Ein zentrales Merkmal der Lösung ist die nahtlose Integration mit der DORA-/Register-of-Information-Solution: Vertrag, Dienstleister und Sub-Lieferant (bzw. Dienstleisterkette) sind mit den zugrundeliegenden Assets, Funktionen, Prozessen und Services im gemeinsamen Informationsverbund verknüpft. Die für das Register of Information erforderlichen Felder – etwa Start- und Enddatum, Kündigungsfristen für die eigene Entität und die Drittpartei, das Land des anwendbaren Vertragsrechts, der Ort der Datenspeicherung und -verarbeitung oder die Sensibilität der bei Dritten gespeicherten Daten – lassen sich bereits im Vertragsmanagement selbst pflegen. Sie müssen so nicht doppelt erfasst werden, sondern stehen direkt für die RoI-Meldung zur Verfügung.

Integrierbarkeit und Erweiterbarkeit

Über die Verträge selbst hinaus lassen sich zusätzliche Objekte anlegen, etwa zur Steuerung von Ausschreibungen oder Nachtragsverträgen. Das Vertragsmanagement lässt sich zudem in übergreifende Beschaffungsworkflows einbinden, sodass Vertragserstellung nicht isoliert, sondern als Teil eines größeren Beschaffungsprozesses abläuft.

Sämtliche Bearbeitungsschritte unterliegen einer elektronischen Workflowsteuerung, bei der mehrere Rollen – etwa fachlich Verantwortliche und die Rechtsabteilung – eingebunden werden können. Statusübergänge lassen sich dabei flexibel gestalten, inklusive automatischer Benachrichtigungen an die jeweils zuständige Stelle.

Datenqualität und Vollständigkeit

Über eine Vollständigkeitsprüfung wird je Workflowschritt sichergestellt, dass zentrale Angaben tatsächlich erfasst wurden, etwa Vertragsname, Kurzbeschreibung, Vertragsbeginn und -ende, Kündigungsfrist, Vertragstyp oder beispielsweise eine Rückmeldung der Rechtsabteilung. Verträge lassen sich zudem in einzelne Datensektionen gliedern, deren Sichtbarkeit sich am jeweiligen Workflowstatus orientiert – User sehen so nur die für den aktuellen Bearbeitungsschritt relevanten Informationen.

Zur Steuerung und Auswertung stehen konfigurierbare Dashboards zur Verfügung, etwa zu Vertragsstati, Fristenübersichten und Governance-Kennzahlen, sowie eine gezielte Suche über Verträge, Dienstleister, Assets, Dokumente, Prozesse, Rollen und weitere verknüpfte Objekte hinweg.

Sie starten nicht bei null

ACONO verfügt über verschiedene Muster zur Konfiguration von Dashboards zur Vertragssteuerung sowie über einen Muster-Beschaffungsworkflow, auf die beim Aufbau Ihres Vertragsmanagements zurückgegriffen werden kann. Bestandsdaten aus bereits vorhandenen Systemen lassen sich im Rahmen einer Migration oder eines einmaligen Imports übernehmen, sodass auch ein bestehender Vertragsbestand nicht manuell neu erfasst werden muss.

Benötigte Rollen und Aufwand in Ihrem Haus

Am Vertragsprozess sind in der Regel mehrere Rollen beteiligt – typischerweise die fachlich für die jeweilige Auslagerung oder Beschaffung Verantwortlichen sowie die Rechtsabteilung. Durch die workflowgestützte Steuerung und automatische Benachrichtigungen bleibt der Koordinationsaufwand zwischen diesen Rollen überschaubar.

Abgrenzung zu Alternativen

Vertragsverwaltung über Aktenordner, Netzlaufwerke oder Excel-Listen stößt insbesondere dann an ihre Grenzen, wenn Vertragsdaten zusätzlich für ein Register of Information aufbereitet werden müssen: Ohne strukturierte Verknüpfung zwischen Vertrag, Lieferant und den zugrundeliegenden IKT-Assets lässt sich die geforderte RoI-Datentiefe kaum konsistent und wiederholbar herstellen. Ein toolgestützter Ansatz mit TopEase vermeidet die doppelte Datenhaltung zwischen operativem Vertragsmanagement und regulatorischem Meldewesen von vornherein.

Nutzen für Ihr Unternehmen

Ein durchgängig in TopEase abgebildetes Vertragsmanagement schafft einen einheitlichen, stets aktuellen Datenbestand für operative Vertragssteuerung und aufsichtsrechtliches Reporting gleichermaßen, reduziert manuellen Abstimmungsaufwand vor jeder RoI-Meldung und macht Fristen sowie Abhängigkeiten zum Informationsverbund frühzeitig sichtbar – statt sie erst kurz vor Ablauf oder im Rahmen einer Prüfung zu entdecken.

Der besondere Mehrwert von ACONO liegt dabei in der durchgängigen Betreuung aus einer Hand: Als Management- und Technologieberatungsunternehmen begleitet ACONO Sie nicht nur bei der fachlichen Konzeption und technischen Umsetzung Ihres Vertragsmanagements in TopEase, sondern auch bei dessen Verzahnung mit dem Register of Information und im laufenden Betrieb danach.

Gerne teilen wir auf Anfrage weitere Erfahrungswerte und Referenzen aus vergleichbaren TopEase Projekten mit Ihnen.

Weiterführend / Integration des Vertragsmanagements in Ihr Unternehmen

Mehr zu den angrenzenden Themen finden Sie auf den jeweiligen Lösungsseiten zu Auslagerungsmanagement und Register of Information.

Wie sich Ihr bestehendes Vertragsmanagement mit den Anforderungen an das Register of Information verzahnen lässt, besprechen wir gerne in einem unverbindlichen Gespräch mit Ihnen.